برگزاری موفقیت‌آمیز این گونه برنامه‌ها مستلزم یک انسجام تیمی بالا می‌باشد چرا که بخش‌های زیادی باید همکاری کنند و همگی در لحظه با همدیگر هماهنگ باشند. هماهنگی این تیم‌ها نیازمند کارگردانی باتجربه و پیش‌بینی بروز تمامی خطاهای احتمالی و اتخاذ برنامه جایگزین می‌باشد.
بروز هر گونه خطا در برگزاری همایش و رویدادها ممکن است طبعات جبران‌ناپذیری برای مسئولین برنامه داشته باشد. معمولا در همایش و سمینارها تعداد افراد زیادی گاها تا ۲۵۰۰ نفر گردهم می‌آیند که عموما نیز از قشر متخصص در حوزه مرتبط می‌باشند؛ بنابراین یک خطای کوچک کافی است تا اعتبار برگزارکننده مخدوش شود. لذا سپردن مسئولیت برگزاری این نوع برنامه‌ها به افرادی توصیه می‌شود که سال‌ها در این حوزه فعالیت داشته و آمادگی لازم برای مواجهه با هر گونه خطای سهوی یا عمدی را داشته باشند.
